Regulamin programu beta

§1. Postanowienia ogólne i definicje

1. Regulamin określa zasady udziału w programie testowym (becie) systemu ERPema oraz prawa i obowiązki Usługodawcy i Uczestnika.
2. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jest udostępniony bezpłatnie na stronie [erpema.pl/regulamin-bety] w sposób umożliwiający jego pobranie i zapisanie.
3. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
   1. Usługodawca — [Nazwa firmy], [forma prawna], [adres siedziby], NIP […], REGON […], e-mail: [kontakt@erpema.pl].
   2. Uczestnik — przedsiębiorca (§2), który został przyjęty do Bety i zawarł z Usługodawcą Umowę.
   3. System — oprogramowanie ERPema do obsługi zamówień i produkcji, udostępniane przez przeglądarkę w modelu SaaS, wraz z dokumentacją.
   4. Beta — bezpłatny program testowy Systemu, trwający do Startu Sprzedaży albo do jego wcześniejszego zakończenia (§13).
   5. Start Sprzedaży — dzień, od którego Usługodawca oferuje System odpłatnie według cennika, ogłoszony Uczestnikowi zgodnie z §4 ust. 3.
   6. Konto Firmy — wydzielona w Systemie przestrzeń Uczestnika z jego danymi i kontami Użytkowników.
   7. Użytkownik — osoba fizyczna, której Uczestnik założył konto z logowaniem w Koncie Firmy (np. właściciel, pracownik biura, grafik, konto tabletu produkcji).
   8. Dane Uczestnika — wszystkie dane wprowadzone do Konta Firmy przez Uczestnika i Użytkowników albo zaimportowane na ich polecenie, w tym dane klientów, zamówień, kosztów, magazynu i czasu pracy.
   9. Umowa — umowa o udział w Becie zawarta na zasadach Regulaminu.

§2. Kto może wziąć udział

1. W Becie mogą uczestniczyć wyłącznie przedsiębiorcy w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, którzy korzystają z Systemu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Beta nie jest skierowana do konsumentów.
2. Osoba zawierająca Umowę w imieniu Uczestnika oświadcza, że jest do tego umocowana.
3. Jeżeli Uczestnikiem jest osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, a Umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego w rozumieniu art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, postanowienia Regulaminu stosuje się z uwzględnieniem przepisów o niedozwolonych postanowieniach umownych, prawie odstąpienia od umowy i rękojmi — w zakresie, w jakim przysługują one takiej osobie z mocy prawa.
4. Usługodawca sam decyduje, kogo przyjmuje do Bety i ile firm w niej uczestniczy. Brak przyjęcia nie wymaga uzasadnienia.

§3. Zgłoszenie, zawarcie Umowy i konta

1. Zgłoszenie do Bety odbywa się przez formularz „Dołącz do bety” na stronie Usługodawcy albo e-mailem. Zgłoszenie nie zobowiązuje żadnej ze stron.
2. Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu przez Uczestnika i potwierdzenia przyjęcia do Bety przez Usługodawcę (e-mailem albo przez założenie Konta Firmy).
3. Usługodawca zakłada Konto Firmy i pierwsze konto właściciela z hasłem tymczasowym, które właściciel zmienia przy pierwszym logowaniu. Kolejne konta Użytkowników zakłada właściciel w Systemie.
4. Uczestnik odpowiada za działania Użytkowników jak za własne, za nadawane im role oraz za poufność haseł i kodów PIN. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Uczestnik niezwłocznie zawiadamia Usługodawcę.
5. Wymagania techniczne: aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Edge, Firefox albo Safari), dostęp do internetu, aktywny adres e-mail; do logowania dwuetapowego — aplikacja generująca kody (np. Google Authenticator). System nie działa bez połączenia z internetem.

§4. Bezpłatność Bety i warunki po Starcie Sprzedaży

1. Udział w Becie jest bezpłatny do Startu Sprzedaży. W tym czasie Uczestnik nie ponosi opłat za System ani za konta Użytkowników. Koszty własnych usług Uczestnika (np. konta inFakt, internetu, urządzeń) ponosi Uczestnik.
2. Bezpłatność Bety nie oznacza, że Usługodawca zobowiązuje się oferować System bezpłatnie po jej zakończeniu.
3. O Starcie Sprzedaży Usługodawca zawiadamia Uczestnika e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej, podając cennik i regulamin wersji płatnej.
4. Po Starcie Sprzedaży dalsze korzystanie z Systemu wymaga wybrania planu i akceptacji regulaminu wersji płatnej. Umowa nie przechodzi w płatną automatycznie — bez wyboru planu żadne opłaty nie powstają.
5. Uczestnikowi, który wybierze plan płatny w ciągu 30 dni od Startu Sprzedaży, przysługuje stały rabat 30% od ceny planu („rabat z bety”) na następujących zasadach:
   1. rabat obowiązuje bezterminowo, dopóki abonament Uczestnika trwa bez przerwy dłuższej niż 60 dni;
   2. rabat dotyczy ceny planu wybranego przez Uczestnika, także po zmianie planu na inny, oraz zmian cennika — liczony jest zawsze od aktualnej ceny planu; rabat nie obejmuje dopłat za dodatkowych Użytkowników ani innych opłat (np. wdrożenia);
   3. rabat jest przypisany do Uczestnika i nie przechodzi na inny podmiot, z wyjątkiem następcy prawnego (np. przy przekształceniu firmy);
   4. rabat nie łączy się z innymi promocjami, chyba że Usługodawca postanowi inaczej.
6. Uczestnik, który nie wybierze planu, może przez 30 dni od Startu Sprzedaży pobrać swoje dane (§7 ust. 4). Po tym czasie Konto Firmy zostaje zamknięte, a dane usunięte zgodnie z §7 ust. 5.

§5. Charakter wersji beta, dostępność i zmiany

1. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że System w Becie jest wersją testową: może zawierać błędy, działać wolniej, być czasowo niedostępny albo zmieniać się bez wcześniejszej zapowiedzi.
2. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby System działał w sposób ciągły, ale w Becie nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (SLA) ani czasu usunięcia błędu.
3. Usługodawca może dodawać, zmieniać i wyłączać funkcje Systemu, w tym przenosić je między planami cennika. O zmianach istotnych dla pracy Uczestnika (np. usunięciu funkcji, z której korzysta) Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, gdy to możliwe.
4. Prace techniczne powodujące przerwę dłuższą niż 30 minut Usługodawca planuje w miarę możliwości poza godzinami 7:00–18:00 w dni robocze i zapowiada z wyprzedzeniem. Nie dotyczy to działań pilnych, np. związanych z bezpieczeństwem.
5. Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp do Konta Firmy, jeżeli wymaga tego bezpieczeństwo Systemu albo innych użytkowników, informując Uczestnika o przyczynie.

§6. Obowiązki Uczestnika

1. Uczestnik korzysta z Systemu zgodnie z prawem, Regulaminem i jego przeznaczeniem.
2. Zakazane jest w szczególności: wprowadzanie treści bezprawnych, próby dostępu do danych innych firm, obciążanie Systemu w sposób utrudniający jego działanie (np. masowe zapytania automatyczne), dekompilacja i kopiowanie Systemu, udostępnianie dostępu osobom spoza firmy Uczestnika oraz odsprzedawanie dostępu.
3. Ponieważ System jest w fazie testów, Uczestnik:
   1. sprawdza poprawność wyników Systemu istotnych dla jego działalności (zwłaszcza kwot, kosztów, marż, terminów, stanów magazynu i godzin pracy) przed ich użyciem wobec klientów, pracowników czy urzędów;
   2. regularnie pobiera kopię swoich najważniejszych danych (§7 ust. 4) i nie traktuje Systemu jako jedynego miejsca ich przechowywania.
4. Uczestnik stara się zgłaszać zauważone błędy i uwagi (e-mailem lub w trakcie rozmów z Usługodawcą). Brak zgłoszeń nie jest naruszeniem Umowy.
5. Uczestnik odpowiada za zgodność z prawem danych, które wprowadza do Systemu, w tym za podstawę prawną przetwarzania danych osobowych swoich klientów i pracowników (§8).

§7. Dane Uczestnika, kopie zapasowe, eksport i usunięcie

1. Dane Uczestnika należą do Uczestnika. Usługodawca korzysta z nich wyłącznie w celu świadczenia usługi, utrzymania i poprawy Systemu oraz usuwania błędów — i tylko w zakresie do tego potrzebnym.
2. Dane Uczestnika są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (centrum danych we Frankfurcie). Dane każdej firmy są oddzielone od danych innych firm na poziomie bazy danych.
3. Usługodawca wykonuje kopię zapasową bazy danych co najmniej raz na dobę i przechowuje kopie przez co najmniej 7 dni. Kopia zapasowa służy odtworzeniu Systemu po awarii; Usługodawca nie gwarantuje przywrócenia pojedynczych danych usuniętych przez Uczestnika.
4. Uczestnik może w każdej chwili pobrać dane z raportów i list Systemu do plików (CSV/Excel). Na żądanie Uczestnika złożone e-mailem Usługodawca przekaże pełną kopię Danych Uczestnika w formacie CSV albo JSON w ciągu 14 dni.
5. Po rozwiązaniu Umowy Uczestnik ma 30 dni na pobranie danych. Następnie Usługodawca usuwa Dane Uczestnika z Systemu w ciągu kolejnych 30 dni, a z kopii zapasowych — w miarę ich nadpisywania, nie później niż po 30 dniach. Usługodawca może zachować dane, które musi przechowywać z mocy prawa (np. dokumenty rozliczeniowe), oraz dane zanonimizowane.

§8. Dane osobowe (RODO)

1. Usługodawca jest administratorem danych osób reprezentujących Uczestnika, osób kontaktowych i Użytkowników w zakresie potrzebnym do zawarcia i wykonania Umowy, kontaktu w sprawie Bety oraz bezpieczeństwa Systemu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Szczegóły zawiera polityka prywatności dostępna na stronie Usługodawcy.
2. W zakresie danych osobowych zawartych w Danych Uczestnika (np. osoby kontaktowe klientów, adresy dostaw, dane pracowników i ich czas pracy) administratorem jest Uczestnik, a Usługodawca przetwarza je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO).
3. Akceptując Regulamin, Uczestnik zawiera z Usługodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych na warunkach Załącznika. Strony mogą zawrzeć także odrębną umowę powierzenia — wtedy ma ona pierwszeństwo.
4. Uczestnik zapewnia, że ma podstawę prawną do przetwarzania danych, które wprowadza do Systemu, i że poinformował o tym osoby, których dane dotyczą — w szczególności pracowników, których czas pracy rejestruje w Systemie.
5. Do Systemu nie należy wprowadzać szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), np. diagnoz czy wyników badań. Wyjątkiem jest informacja o nieobecności pracownika z powodu choroby (bez przyczyny i diagnozy) w module Pracownicy — Uczestnik wprowadza ją na podstawie przepisów prawa pracy.

§9. Faktury, KSeF i integracje

1. System nie jest programem do fakturowania ani księgowości. Faktury wystawia Uczestnik przez własne konto w serwisie inFakt (inFakt sp. z o.o.), na podstawie odrębnej umowy Uczestnika z tym serwisem. System przekazuje do inFakt dane faktury i odbiera jej stan.
2. Za treść faktur, ich poprawność, terminowe wystawienie i wysłanie do KSeF oraz rozliczenia podatkowe odpowiada Uczestnik. Przed wysłaniem do KSeF Uczestnik sprawdza fakturę; System umożliwia zapis faktury jako szkicu do sprawdzenia.
3. Usługodawca nie odpowiada za działanie, przerwy ani zmiany w serwisach zewnętrznych (inFakt, KSeF, rejestry GUS, przewoźnicy), ani za skutki niedostępności tych serwisów.
4. Klucz API do konta inFakt Uczestnik wprowadza sam w ustawieniach Systemu. Klucz jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej i nie jest widoczny dla Użytkowników ani pracowników Usługodawcy w toku zwykłej obsługi. Uczestnik może w każdej chwili odłączyć integrację.
5. Bez podłączonego konta inFakt System działa w trybie demonstracyjnym faktur: dokumenty nie trafiają do KSeF i nie są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT.

§10. Odpowiedzialność

1. Ponieważ Beta jest bezpłatna i testowa, odpowiedzialność Usługodawcy wobec Uczestnika z tytułu Umowy — kontraktowa i deliktowa — jest ograniczona do szkód rzeczywistych i do łącznej kwoty 500 zł (słownie: pięćset złotych).
2. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści Uczestnika, w szczególności utracone zamówienia, kary umowne wobec klientów, przestoje produkcji, błędne wyceny ani decyzje podjęte na podstawie wyników Systemu (§6 ust. 3).
3. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikłe z: niedostępności Systemu, działania serwisów zewnętrznych (§9 ust. 3), działań Użytkowników albo osób, którym Uczestnik udostępnił dostęp, utraty danych, których Uczestnik nie zabezpieczył kopią (§6 ust. 3), oraz siły wyższej.
4. Ograniczenia z ust. 1–3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie albo wskutek rażącego niedbalstwa, szkody na osobie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć z mocy prawa, w tym przepisów o ochronie danych osobowych.
5. Strony wyłączają odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady Systemu w zakresie dopuszczalnym przez prawo (z zastrzeżeniem §2 ust. 3).

§11. Własność intelektualna, licencja, uwagi i referencje

1. Wszelkie prawa do Systemu, w tym autorskie prawa majątkowe do oprogramowania, nazwa i znak ERPema, należą do Usługodawcy.
2. Na czas trwania Umowy Usługodawca udziela Uczestnikowi niewyłącznej, niezbywalnej, nieodpłatnej licencji na korzystanie z Systemu przez przeglądarkę, na potrzeby działalności Uczestnika, przez Uczestnika i jego Użytkowników. Licencja nie obejmuje prawa do sublicencji.
3. Uwagi, pomysły i propozycje zmian zgłaszane przez Uczestnika („Uwagi”) Usługodawca może wykorzystać bezpłatnie i bez ograniczeń do rozwoju Systemu. Uwagi nie zawierają Danych Uczestnika, a Uczestnik nie nabywa z ich tytułu praw do Systemu.
4. Usługodawca może wymienić nazwę i logo Uczestnika jako użytkownika Systemu (np. na stronie internetowej, w prezentacjach) albo przytoczyć jego opinię wyłącznie za odrębną zgodą Uczestnika wyrażoną e-mailem, którą można w każdej chwili wycofać na przyszłość.
5. Usługodawca może wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane o korzystaniu z Systemu (np. liczbę zamówień, czas ładowania ekranów), które nie pozwalają zidentyfikować Uczestnika ani osób, do analizy i rozwoju Systemu.

§12. Poufność

1. Usługodawca zachowuje w poufności Dane Uczestnika i informacje o jego działalności (np. klientach, cenach, kosztach, marżach), do których uzyskał dostęp przy świadczeniu usługi. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby, które go potrzebują do obsługi Uczestnika, usuwania błędów albo bezpieczeństwa, zobowiązane do poufności.
2. Uczestnik zachowuje w poufności niepublikowane informacje o Systemie, do których uzyskał dostęp w Becie (np. funkcje w przygotowaniu, plany i warunki cenowe przed ogłoszeniem). Nie dotyczy to informacji publicznie dostępnych ani własnych opinii Uczestnika o Systemie.
3. Obowiązek poufności trwa w czasie Umowy i przez 2 lata po jej zakończeniu i nie dotyczy ujawnienia wymaganego przez prawo albo na żądanie uprawnionego organu.

§13. Czas trwania, zakończenie Bety i rozwiązanie Umowy

1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony, najdłużej do upływu 30 dni od Startu Sprzedaży (§4 ust. 4–6).
2. Uczestnik może rozwiązać Umowę w każdej chwili, bez wypowiedzenia i bez podania przyczyny, e-mailem do Usługodawcy.
3. Usługodawca może rozwiązać Umowę:
   1. z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia — bez podania przyczyny, w tym w razie zakończenia całej Bety albo rezygnacji z rozwijania Systemu;
   2. bez wypowiedzenia — gdy Uczestnik rażąco narusza Regulamin (np. próbuje uzyskać dostęp do danych innych firm, zakłóca działanie Systemu albo udostępnia dostęp osobom trzecim) i nie zaprzestał naruszeń mimo wezwania, a w razie zagrożenia bezpieczeństwa — bez wezwania.
4. Wypowiedzenie składa się e-mailem na adres podany przy zgłoszeniu albo w Koncie Firmy.
5. Po rozwiązaniu Umowy stosuje się §7 ust. 5 (30 dni na pobranie danych, potem usunięcie). §10–12 obowiązują także po zakończeniu Umowy.

§14. Reklamacje i kontakt

1. Reklamacje dotyczące działania Systemu lub Umowy Uczestnik składa e-mailem na adres [kontakt@erpema.pl], podając nazwę firmy, opis problemu i — jeśli to możliwe — numer zamówienia, datę i godzinę zdarzenia.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem. Błędy blokujące pracę Uczestnika (np. brak możliwości zapisu zamówienia) Usługodawca stara się obsłużyć tego samego albo następnego dnia roboczego, bez gwarancji terminu (§5 ust. 2).
3. W sprawach bieżących Strony kontaktują się e-mailem i telefonicznie; dla ważności oświadczeń wymienionych w Regulaminie wystarcza forma dokumentowa (e-mail).

§15. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany funkcji Systemu, wymogów bezpieczeństwa, zmian dostawców infrastruktury albo przebiegu Bety. O zmianie Usługodawca zawiadamia Uczestnika e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie.
2. Uczestnik, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać Umowę przed ich wejściem w życie (§13 ust. 2). Dalsze korzystanie z Systemu po tym dniu oznacza akceptację zmian.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO.
4. Spory wynikłe z Umowy rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy ([miasto]), z zastrzeżeniem §2 ust. 3.
5. Jeżeli któreś postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe obowiązują nadal, a Strony zastąpią je postanowieniem najbliższym jego celowi.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem [data].

Załącznik. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Strony i przedmiot. Uczestnik (administrator) powierza Usługodawcy (podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie danych osobowych zawartych w Danych Uczestnika, w zakresie i celu potrzebnym do świadczenia usługi opisanej w Regulaminie.
2. Charakter i cel: przechowywanie, porządkowanie, udostępnianie Użytkownikom, kopie zapasowe, przekazywanie do integracji włączonych przez Uczestnika (np. inFakt) i usuwanie — wyłącznie w celu działania Systemu.
3. Kategorie osób: osoby kontaktowe i reprezentanci klientów Uczestnika, odbiorcy dostaw, Użytkownicy, pracownicy i współpracownicy Uczestnika (w tym osoby na hali), osoby kontaktowe dostawców i podwykonawców.
4. Rodzaje danych: imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, telefon, adres dostawy, dane firmy (w tym NIP), treść zamówień i komentarzy, ewidencja czasu pracy (kto, kiedy, nad czym), w module Pracownicy — dane umowy, urlopów i nieobecności (§8 ust. 5 Regulaminu).
5. Czas: przez czas trwania Umowy i do usunięcia danych zgodnie z §7 ust. 5 Regulaminu.
6. Obowiązki Usługodawcy (art. 28 ust. 3 RODO) — Usługodawca:
   1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Uczestnika; poleceniem jest Regulamin i korzystanie z funkcji Systemu przez Uczestnika;
   2. zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do poufności;
   3. stosuje środki z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie połączeń (HTTPS), oddzielenie danych firm na poziomie bazy (polityki dostępu wierszy, sprawdzane testami automatycznymi), role Użytkowników, logowanie dwuetapowe, szyfrowanie kluczy integracji, rejestr zmian (historia), codzienne kopie zapasowe, przechowywanie danych w UE;
   4. korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w tabeli niżej; o planowanej zmianie informuje Uczestnika e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej — Uczestnik może w tym czasie wnieść sprzeciw albo rozwiązać Umowę;
   5. pomaga Uczestnikowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, eksport), oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO;
   6. zgłasza Uczestnikowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia;
   7. po zakończeniu Umowy usuwa albo zwraca dane zgodnie z §7 ust. 4–5 Regulaminu;
   8. udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyt — po uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku, na koszt Uczestnika, chyba że audyt dotyczy stwierdzonego naruszenia.
7. Dalsze podmioty przetwarzające (stan na dzień uruchomienia usługi produkcyjnej — do potwierdzenia):

Supabase i Vercel są spółkami z USA; dane przechowywane są w UE, a ewentualny dostęp z USA (np. wsparcie techniczne) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej albo EU-US Data Privacy Framework. Serwis inFakt nie jest dalszym podmiotem przetwarzającym Usługodawcy — Uczestnik korzysta z niego na podstawie własnej umowy (§9 Regulaminu).